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Informativa sul trattamento dei dati personali
PRIVACY POLICY DEL SITO INTERNET DI XCOGITO SRL ED INFORMATIVA IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI 1. Premessa 1.1. protezione dei dati personali e responsabilità sociale d’impresa Xcogito srl riconosce l’importanza del diritto al trattamento dei dati personali dei propri clienti e di quanti con la medesima si relazionano, avendo la consapevolezza che il diritto al trattamento dei dati personali è diritto fondamentale della persona. In questa prospettiva, che si pone in linea con una convinta adesione ad elevati standard di Responsabilità Sociale di Impresa, Xcogito srl intende esporre in maniera trasparente le finalità e le modalità con le quali viene effettuato il trattamento dei dati personali, mostrandosi altresì disponibile a collaborare con i propri Clienti e con gli Utenti del sito Internet di Xcogito srl, come individuato in seguito, per porre in essere, ove richiesto, le operazioni utili o necessarie ad aggiornare, correggere o cancellare i dati personali che dovessero essere trattati da Xcogito srl, in conformità alla normativa vigente ed alle peculiari esigenze degli interessati. Si riportano, dunque, le seguenti informazioni, da intendersi fornite anche al fine del rilascio dell’informativa di cui all’art. 13 del D.Lgs. 196/2003 (c.d. “Codice in materia di protezione dei dati personali”). Tali informazioni sono rese, oltre che in ossequio del predetto Codice, anche conformemente alla Raccomandazione 2/2001 relativa ai requisiti minimi per la raccolta dei dati on-line nell’Unione Europea, emanata dal Gruppo di Lavoro ex art. 29 della Dir. 96/46/CE. 1.2. sito Internet di Xcogito srl Va precisato preliminarmente che, nella presente informativa, ogni riferimento al sito Internet di Xcogito srl deve intendersi effettuato ai siti seguenti: www.xcogito.com e www.xcogito.it, con l’avvertimento che ogni altro sito richiamato testualmente o al quale dovesse essere presente uno o più link in forma ipertestuale o in altra forma, non appartiene ad Xcogito srl, salvo diversa espressa indicazione, e, dunque, non è riconducibile a strumenti di trattamento di dati personali nella titolarità di Xcogito srl. 2. Finalità del trattamento dei dati 2.1. informazioni e contatti Xcogito srl, tramite il proprio sito Internet, persegue finalità informative relativamente allo svolgimento della propria attività di impresa e delle relazioni tra la stessa ed il Gruppo Societario Unilab, della quale la medesima fa parte. Le predette informazioni (riguardanti anche la descrizione dei servizi offerti) vengono affiancate dall’indicazione dei recapiti della Xcogito srl, affinché la stessa possa essere raggiunta da quanti si relazionano o vogliono relazionarsi con la predetta Società (tra cui Clienti, potenziali Clienti, Fornitori, Dipendenti, etc.) con strumenti tecnologici o tradizionali. Con riguardo ai potenziali Clienti ed ai Clienti, i recapiti e le informazioni presenti sul sito Internet di Xcogito srl sono messi loro a disposizione per effettuare proposte contrattuali o per aderire alle proposte eventualmente fornite da Xcogito srl o per avere contatti in costanza di rapporto al fine di giungere ad una più efficiente esecuzione delle prestazioni, con innalzamento dei livelli di customer satisfaction. I recapiti e le informazioni presenti sul sito Internet sono messi a disposizione anche dei fornitori o dei collaboratori interni ed esterni, al fine di migliorare la rete dei rapporti e l’efficienza dei contatti. Ulteriori finalità riguardano anche il miglioramento dell’efficienza del sito Internet, attraverso l’indicazione dell’indirizzo di posta elettronica del webmaster, tra i contatti, al quale è possibile indirizzare, volontariamente e facoltativamente, specifiche comunicazioni attinenti alla funzionalità ed alla presenza dei contenuti del sito medesimo. 2.2. dati noti all’interessato Attraverso l’indicazione dei recapiti messi a disposizione dei Clienti e/o degli Utenti, ivi incluso l’indirizzo di posta elettronica, Xcogito srl può venire a conoscenza dei dati personali che le vengono inviati da Costoro. Si ricorda che per tali dati, che sono già noti alla persona che li conferisce, v’è comunque l’esenzione prevista dall’art. 13, co. 2, secondo inciso, del D.Lgs. 196/2003. 2.3. dati non sorretti da espresso consenso dell’interessato Ove i dati personali forniti dovessero contenere dati sensibili e/o giudiziari e non dovesse risultare il consenso scritto al trattamento, i predetti dati verranno cancellati e/o distrutti da parte della Xcogito srl. Xcogito srl potrà trattare i dati personali degli interessati, anche senza un consenso espressamente manifestato, per le ipotesi previste dalla normativa vigente, che saranno verificate in relazione al caso concreto, come, per es., nell’ipotesi in cui il trattamento sia necessario per adempiere ad obblighi di legge, regolamento o normativa comunitaria, ovvero sia necessario per eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale l’interessato è parte o per adempiere a specifiche richieste che l’interessato avanzi in fase precontrattuale, ovvero nelle ulteriori ipotesi di cui all’art. 24 D.Lgs. 196/2003 e nelle ulteriori disposizioni normative applicabili. Xcogito srl si riserva di cancellare, altresì, i dati relativi a soggetti terzi per i quali non sia stato dato il necessario consenso per iscritto, ove richiesto. 2.4. finalità escluse In ogni caso, salva diversa espressa manifestazione del consenso da parte dell’interessato, i dati personali raccolti direttamente da Xcogito srl e per i quali Xcogito srl è titolare del trattamento non vengono utilizzati per finalità di marketing, per definire i profili o la personalità dell’interessato, per invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta, né per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. 3. Finalità e modalità del trattamento dei dati in relazione a determinate tipologie di trattamento 3.1. assistenza tecnica In apposita sezione del sito Internet di Xcogito srl è stato predisposto un “form” per la raccolta di dati personali all’Utente unicamente allo scopo di consentire a questi di richiedere ad Xcogito srl la fornitura di prestazioni di assistenza tecnica in forza di un rapporto contrattuale in corso. In tal caso il conferimento dei dati contrassegnati con un asterisco, inseriti liberamente dal Cliente, è da intendersi obbligatorio ai soli fini del trattamento relativo alla fornitura del servizio richiesto. Ove l’Utente, che dovesse compilare il “form” predisposto per la richiesta di assistenza tecnica, non sia legato da un rapporto contrattuale con Xcogito srl, quest’ultima si riserva di cancellare i dati fornitigli a seguito dell’invio del modulo compilato di assistenza tecnica, ovvero, alternativamente, di contattare il predetto Utente al recapito fornito nel modulo, al fine di evadere la richiesta di assistenza tecnica a fronte dei dati forniti, che sono da intendersi inviati ad Xcogito srl in occasione di una specifica richiesta precontrattuale rientrante nella previsione di cui all’art. 24, co. 1, lett. a), ult. inc., del D.Lgs. 196/2003. In tal caso, ove non si dovesse raggiungere un accordo per la prestazione dei servizi di assistenza, i dati personali conferiti ad Xcogito srl in fase precontrattuale verranno cancellati e/o distrutti. Al fine di migliorare il servizio fornito e di meglio soddisfare le prestazioni contrattuali, nonché di consentire ad Xcogito srl un miglior adempimento delle proprie prestazioni a beneficio della Clientela, le richieste di assenza possono essere avanzate anche mediante l’apposito recapito e-mail indicato nella sezione del sito dedicata ai contatti (assistenza@xcogito.com), ovvero mediante help desk telefonico, ai recapiti telefonici anch’essi indicati sul sito. 3.2. curricula Xcogito srl non intende acquisire, tramite i recapiti indicati nel proprio sito Internet, alcun curriculum, salvo che non sia stato espressamente richiesto. Pertanto, ove Xcogito srl, tramite i recapiti esposti tramite il proprio sito Internet, dovesse comunque ricevere da parte di alcuno, spontaneamente, curricula contenenti dati degli stessi interessati o di soggetti terzi, Xcogito srl provvederà a cancellarli e/o distruggerli. Ove Xcogito srl ritenesse di richiedere curricula per collaborazioni o per assunzioni, a tempo determinato o a tempo indeterminato, provvederà, all’interno di un’eventuale apposita sezione del proprio sito Internet o secondo le diverse modalità che riterrà più opportune, a segnalare esplicitamente le richieste in relazione a specifici e determinati profili professionali, con comunicazione della necessaria informativa preventiva. 4. Modalità del trattamento dei dati 4.1. strumenti e supporti per il trattamento dei dati Il trattamento dei dati viene effettuato con sistemi informatici e telematici e con strumenti elettronici. Il trattamento viene svolto in parte su appositi server di proprietà della Xcogito srl o, eventualmente, di altra server farm. In tale ultimo caso Xcogito srl, in forza di apposito contratto, ha comunque la disponibilità giuridica esclusiva del server o dei server utilizzati, senza alcuna comunicazione dei dati alla società fornitrice del servizio, la quale rimane in ogni caso tenuta contrattualmente con Xcogito srl ad adottare idonee ed aggiornate misure di sicurezza e di protezione, sia fisica che logica, sui server utilizzati da Xcogito srl. Il trattamento dei dati viene effettuato, altresì, con sistemi informatici e telematici presenti presso la sede di Xcogito srl o, comunque, con strumenti informatici di proprietà della medesima o, ove necessario, degli incaricati del trattamento dei dati, nel rispetto delle misure di sicurezza richieste dalla normativa vigente e, comunque, di quelle impartite dal titolare del trattamento. Il trattamento dei dati potrà inoltre avvenire anche con strumenti non elettronici, ivi incluso il ricorso al supporto cartaceo. 4.2. operazioni di trattamento Le operazioni di trattamento possono consistere in una o più operazioni concernenti la raccolta dei dati, la loro registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione (secondo quanto specificato nel successivo paragrafo 4.3), cancellazione e distruzione, anche a prescindere dalla loro registrazione in una banca di dati. 4.3. comunicazione dei dati I dati personali raccolti da Xcogito srl o dei quali Xcogito srl dovesse venire a conoscenza nello svolgimento della propria attività potranno essere comunicati a (o potranno essere oggetto di conoscenza da parte di) soggetti incaricati e/o responsabili del trattamento, in relazione alle specifiche competenze e funzioni, al fine di soddisfare le predette finalità o per porre in essere adempimenti normativi e/o contrattuali. Di norma i dati non vengono comunicati a o portati a conoscenza di altri titolari di trattamento dei dati, a meno che ciò non dovesse rendersi necessario in ossequio a disposizioni normative o contrattuali o per assolvere specifici adempimenti. In tal caso i predetti dati potranno, in particolare, essere portati a conoscenza dei seguenti soggetti o delle seguenti categorie di soggetti, nei limiti in cui ciò si renda necessario per l’adempimento degli obblighi normativi e/o contrattuali: a) di consulenti o collaboratori, interni e/o esterni, per il rispetto della normativa vigente e/o per l’esecuzione delle prestazioni contrattuali nei rapporti con i singoli interessati (consulenti del lavoro; consulenti legali; commercialisti; fiscalisti; revisori dei conti); b) di altre Società partner della Xcogito srl in attività complementari ai servizi resi al Cliente. 4.4. diffusione dei dati In ogni caso i dati personali non saranno oggetto di diffusione, salvo espressa richiesta dell’interessato, eventualmente anche in esecuzione di specifiche disposizioni contrattuali con l’interessato medesimo. In tali casi l’ambito di diffusione dei dati rimane contenuto nei limiti della richiesta dell’interessato o degli accordi contrattuali intercorsi. E’ possibile tuttavia che sia data diffusione dei dati di navigazione del sito solamente, ma in tal caso la diffusione dei dati avverrà in forma aggregata ed anonima, al fine di effettuare rilievi statistici circa la consultazione del sito Internet di Xcogito srl o di parte di esso. 4.5. dati di navigazione La consultazione del sito Internet di Xcogito srl può comportare un trattamento automatico dei dati di navigazione dell’Utente al solo fine di rendere tecnicamente possibile la consultazione medesima, nonché di controllarne ed assicurarne il corretto funzionamento in relazione agli strumenti hardware e software utilizzati. Benché il trattamento dei predetti dati non sia effettuato per identificare chi effettua la navigazione sul sito Internet sopra specificato, v’è tuttavia l’eventualità che si possa risalire ugualmente all’identità dell’Utente, qualora tali dati siano associati ad altri dati conferiti ad Xcogito srl o a terzi. Tra i dati di navigazione possono essere trattati i seguenti: numeri IP degli strumenti utilizzati dall’Utente; numeri di accesso; pagine visualizzate; tempi di accesso e di connessione; browser di navigazione; sistema operativo utilizzato dall’Utente; URL visitato prima di accedere al sito Internet di Xcogito srl; codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’Utente. Tali dati non verranno utilizzati se non per le finalità sopra specificate, ivi inclusa quella dell’eventuale monitoraggio in forma anonima per fini statistici. Ove le predette informazioni dovessero essere utilizzate per finalità statistiche, i dati relativi all’Utente vengono trattati in forma aggregata ed anonima, in modo da preservare un alto livello di protezione degli interessati (cfr. paragrafo 4.4, ultimo inciso). I dati di navigazione potrebbero essere utilizzati, ove necessario, per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito. 4.6. cookies 4.6.1. cookies “persistenti” Sul sito Internet di Xcogito srl non viene fatto alcun uso di cookies c.d. “persistenti” per la trasmissione di dati personali. 4.6.2. cookies “di sessione” E’ possibile, invece, che si faccia ricorso ai cookies c.d. “di sessione”, consistenti in piccole stringhe di testo inviate telematicamente sul computer dell’Utente, le quali non vengono memorizzate in modo persistente, ma svaniscono con la chiusura del browser. L’uso dei cookies “di sessione” è volto a consentire una navigazione efficiente e sicura del sito Internet di Xcogito srl ed è limitato unicamente alla trasmissione di codici identificativi di sessione, costituiti da numeri casuali generati dal server. I c.d. cookies di sessione utilizzati in questo sito evitano il ricorso ad altre tecniche informatiche potenzialmente pregiudizievoli per la riservatezza della navigazione degli utenti e non consentono l’acquisizione di dati personali identificativi dell’utente. 4.7. posta elettronica Qualora venga inoltrata comunicazione e-mail agli indirizzi di posta elettronica presenti sul sito Internet di Xcogito srl, si avrà automatica acquisizione dei dati relativi agli indirizzi e-mail contenuti nel messaggio, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella comunicazione medesima. I dati relativi agli indirizzi di posta elettronica vengono trattati anche al fine di predisporre le eventuali risposte. 4.8. area riservata Sul sito Internet di Xcogito srl è inoltre prevista un’apposita area riservata, il cui accesso, mediante digitazione di un codice identificativo e di una password, consente ad Xcogito srl ed agli incaricati del trattamento di dati di effettuare le necessarie operazioni per erogare e gestire i servizi e per gestire e mantenere l’intero sistema informatico e telematico. L’accesso all’area riservata è altresì consentito alla clientela che abbia previamente ottenuto specifiche credenziali di autenticazione personali, al fine di accedere ai servizi richiesti ad Xcogito srl e da quest’ultima forniti. Accedendo all’area riservata, il sistema può raccogliere e trattare informazioni relative ai tempi ed alle modalità di accesso ed alle operazioni eseguite. In tal caso il trattamento è finalizzato esclusivamente alla gestione del servizio offerto ed al mantenimento dei livelli di sicurezza del sistema. 5. Natura del conferimento Il conferimento dei dati personali dell’interessato è facoltativo, fatti salvi i casi in cui, in presenza di un form, il campo relativo all’inserimento dei dati sia contrassegnato con asterisco. In tali ipotesi il conferimento del dato è da intendersi obbligatorio. E’ altresì obbligatorio il trattamento automatico dei dati di navigazione, dei dati relativi all’accesso ed alla permanenza nell’area riservata e dei dati relativi alla richiesta di assistenza tecnica e di natura contrattuale. 6. Conseguenze di eventuale rifiuto Il mancato conferimento dei dati facoltativi non pregiudica in alcun caso l’esecuzione dei servizi richiesti ad Xcogito srl. Ove il conferimento dei dati sia da intendersi obbligatorio, in relazione a quanto previsto nel paragrafo 5, il mancato conferimento dei medesimi, o del consenso al trattamento, può determinare l’impossibilità, da parte di Xcogito srl, di erogare il servizio o di fornire la prestazione o il riscontro eventualmente richiesti. 7. Diritti dell’interessato Gli interessati, ai quali si riferiscono i dati personali trattati da Xcogito srl, godono dei diritti di cui all’art. 7 del D.Lgs. 196/03 (“Codice in materia di protezione dei dati personali”), ed, in particolare, hanno il diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati personali che li riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile. Hanno altresì il diritto di ottenere l’indicazione concernente l’origine dei predetti dati, le finalità e modalità del trattamento, la logica del trattamento, gli estremi identificativi del titolare e del responsabile ove designato, dei soggetti o dei categorie di soggetti ai quali i dati possono venire comunicati. Hanno inoltre il diritto di ottenere l’aggiornamento, la rettificazione e l’integrazione, ove vi sia un interesse. Hanno altresì il diritto di verificarne l’esattezza, nonché di chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento. Le richieste possono essere inoltrate alla Xcogito srl, come meglio specificato nel successivo paragrafo 8. 8. Titolare e Responsabile del trattamento. Riscontro all’interessato 8.1. Titolarità del trattamento Titolare del trattamento dei dati personali è la società Xcogito srl, con sede legale in (00183) Roma alla Via Vetulonia n. 52/F e con sede operativa in (04100) Latina (LT), V.le P.L. Nervi c/o Centro Commerciale Latinafiori, torr. n. 8. 8.2. Fornitura del riscontro alle richieste dell’interessato e recapiti Xcogito srl svolge, inoltre, funzioni di responsabile del trattamento, anche ai fini del riscontro da fornire all’interessato per l’esercizio dei diritti di cui all’art. 7 del D.Lgs. 196/03 (“Codice in materia di protezione dei dati personali”). Alla Xcogito srl è dunque possibile rivolgersi per ogni richiesta, chiarimento o riscontro sull’applicazione della normativa in materia di protezione dei dati personali e per il concreto esercizio dei diritti dell’interessato, meglio indicati nel precedente paragrafo 7, anche nel caso in cui si renda necessario provvedere all’aggiornamento, alla modificazione, all’integrazione, alla correzione e/o alla cancellazione dei dati, come previsto dal dettato normativo o in relazione alla valutazione delle specifiche esigenze esplicitamente prospettate dall’interessato. A tal fine, per agevolare l’interessato nell’esercizio dei propri diritti e nell’interazione con la Xcogito srl per le operazioni poc’anzi indicate, si forniscono i seguenti recapiti a cui rivolgersi in caso di necessità: tel. 0773.41006, fax. 0773.400639, indirizzo e-mail: assistenza@xcogito.com; indirizzo del sito Internet: www.xcogito.com; indirizzo geografico (presso la sede operativa): 04100 Latina (LT), V.le P.L. Nervi c/o Centro Commerciale Latinafiori, torr. n. 8.
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